Dans le secteur privé, comme dans le secteur public, de nombreux documents doivent faire l'objet d'une conservation à plus ou moins long terme.

Dans les entreprises, de nombreux documents doivent faire l'objet d'une conservation pendant plusieurs années comme : les statuts, les procès-verbaux des assemblées, les procès-verbaux du Conseil d'administration, les fiches de paie ...

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Il en est de même pour les contrats fournisseurs et clients en vigueur, les contrats d'assurance, les contrats de travail, les déclarations fiscales et sociales ...

Par ailleurs, la durée de conservation peut être assez longue et, à titre d'exemple, si le Code des Impôts ou le Code du Travail imposent de conserver les documents sociaux de l'entreprise pendant une durée de six ans, le Code du Commerce impose de les conserver trente ans ...
 
  
Délais de conservation des documents comptables et commerciaux
Nous attirons votre attention sur le fait que les différentes périodicités que nous vous communiquons sont et restent théoriques, certains documents pouvant faire l'objet d'une plus longue conservation du fait de l'existence, par exemple, d'un contrat associé, d'un litige ou d'une nécessité administrative statutaire :

                   

Force est de constater que de plus en plus de documents importants sont et seront au format numérique. Or, très souvent, ces documents doivent être conservés dans un but de preuve ou de mémoire.

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Il faut donc impérativement mettre en oeuvre une véritable stratégie de conservation de ces données, informations et documents dématérialisés afin que vos documents archivés puissent avoir une valeur juridique grâce au strict respect des quatre grandes étapes de la vie d'un document dématérialisé.


Valeur juridique et contrainte réglementaire
   
Pour qu'un document archivé puisse servir d'élément de preuve, il est nécessaire, voire indispensable, qu'à chacune des étapes de sa vie, les différentes règles assurant et garantissant la continuité sans faille de la chaîne de confiance soient respectées.

Cela revient donc à dire que l'on doit commencer à intégrer cette finalité dès la conception du document.

Souvent, un document électronique est constitué de données existant déjà sous une forme numérique, ces données peuvent aussi bien provenir d'une application spécifique (d'une application de gestion commerciale par exemple) que d'un outil bureautique.
   
Il est donc important et nécessaire de contrôler et de s'assurer de la qualité des données recueillies.

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Une fois ces contrôles faits, le document dématérialisé est constitué à partir des données recueillies, traitées et assemblées, sous la forme souhaitée par l'utilisateur, afin de constituer une facture, un bon de commande ou de tout autre type de document.

Enfin il faudra le stocker dans un espace de confiance, comme un coffre-fort électronique, lequel devra également pouvoir assurer un horodatage certain afin que le document électronique acquière ainsi une valeur juridique.