L'avenir avec internet - L'archivage
L’explosion du volume des documents numériques ainsi que l’évolution de la législation en matière de tracabilité et de sauvegarde risquent de rendre, à très court terme, la question de l’archivage électronique incontournable ...
Nous vous proposons ici d'explorer différents voies et solutions qui vous permettrons d'aborder sereinement ce sujet.
Qu'est-ce qu'une archive ?
La question peut paraître curieuse, mais avec la mise en place de processus de dématérialisation, une redéfinition de la notion d'archive est en train de voir le jour.
Nous pourrions dire qu'une archive est un document, ou un ensemble de données dont l'état est définitif car il a été figé et stocké à un moment donné de telle façon qu'il ne puisse plus être modifié.
Généralement un document est archivé à des fins de conservation dans le temps pour des motifs stratégiques, patrimoniaux, règlementaires, ...
Les documents en format papier peut être aussi bien être archivé en l'état que sous la forme de support optique (microfiches, photos, ...) alors que les documents électroniques sont en général conservé sur un support numérique de type CD ou disque dur.
Une archive doit être accessible de manière plus ou moins rapide suivant les besoins (besoins informatifs internes, ou besoins liés à une demande de production en justice).
L'accès aux archives, suivant leur nature parfois, peut être restreint à certaines personnes autorisées et en tout état de cause, tout accès doit être tracé.
Lorsqu'une archive est conservée dans une cadre règlementaire ou légal, son intégrité (le fait d'être bien entière), son imputabilité (qui a rédigé, créé ou modifié le document, qui l'a signé...), sa fiabilité (qui a pu y accéder, a-t-elle pu être modifiée malgré son statut...) et son caractère original sont des éléments qui doivent pouvoir être démontrés.
Ceci concerne aussi bien les archives « papier » que les archives « numériques ». Enfin, elles doivent pouvoir être accessible dans le temps et, dans certains cas, suivant des délais précis.
L'archive électronique
Si la plupart des documents que nous avions l'obligation d'archiver ont été très longtemps produits directement sur du papier, en revanche, nous produisons maintenant en majorité ces documents de manière dématérialisée.
Dès lors, pourquoi rematérialiser (imprimer) ce qui est numérique, alors que parfois nous numérisons également ces mêmes documents pour en créer des copies archivées ?
En respectant certaines conditions permettant de « fiabiliser » les archives et le processus qui mène à les produire, une archive électronique possède alors la même valeur qu'une archive papier .
En outre, l'archive électronique prend bien moins de place que l'archive papier (100 Mo de données stockées sont l'équivalent d'1m de livres), elle est plus facilement traçable, voire elle devient accessible en lecture à plus de personnes au sein de l'entreprise, de quoi faire vivre son patrimoine immatériel et son savoir-faire.
Archivage et sauvegarde ...
Il existe parfois une confusion entre sauvegarde de données et archivage de documents électroniques.
L'archivage électronique ne doit pas être confondu avec la sauvegarde des données numériques.
Une sauvegarde permet de récupérer des données en cas de perte d'informations (effacement du disque dur, panne d'un ordinateur ou défaillance d'un serveur, risques naturels tels qu'incendies ou inondations, ...).
Ces sauvegardes ne sont qu'une copie de données à un moment de leur histoire. Elle ne garantit pas le statut d'archive (document non modifié, dans un état figé...) des éléments sauvegardés. Elle peut aussi bien être faite sur des archives (comme vous feriez des photocopies de documents importants, stockées ailleurs que les originaux) que sur des documents en cours de travail.
En revanche, l'archivage consiste à mettre en place des actions, des outils et des méthodes pour conserver à moyen et long terme des informations sélectionnées dans le but de pouvoir éventuellement les exploiter ultérieurement.
Ces données doivent être non seulement structurées, indexées et conservées sur des supports et dans des formats appropriés à la conservation et à la migration, mais il faut, en même temps, prévoir aussi bien leur restitution que leur accessibilité.
En outre, à chaque document archivé sont associées des informations liées à son intégrité, son imputabilité, l'historique des manipulations de ce document (qui ne doit pas avoir été modifié), bref, une archive est un document d'autant plus précieux s'il est possible qu'il doive être un jour produit en justice.
En réalité, peu d'entreprises ont défini et mis en place une vraie « politique d'archivage », tant pour les documents sous forme papier que pour les informations électroniques. Passer à l'archivage de documents électroniques permet de se reposer ces questions et de refaire une analyse des risques pour y pallier au mieux.
© 2013 - Gilles de Chezelles
L'auteur, Gilles de Chezelles, met à votre disposition son savoir-faire et son expertise des approches et des démarches de confiance à travers son entreprise GD2C ), son expertise des places de marché avec ( Suisse MarketPlace © ) ainsi que le coaching et le mentoring en ayant participé à la création du Cabinet PME Coaching ).
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