Actu de la démat
Nous mettons ci-après à votre disposition un certain nombre d'informations du monde internet, du web, des opérateurs de services comme celui de la dématérialisation des échanges.
Dématérialisons ...
Une bonne approche de la dématérialisation permettra de bénéficier de réductions des coûts administratifs, mais pour que celle-ci soit à la fois efficace, source d’économies dans le temps, pérenne, elle doit faire l’objet d’une stratégie globale dans le temps.
Ainsi, il n’est pas nécessaire de tout dématérialiser d’un seul coup mais au contraire de prévoir et d’organiser dans le temps la migration de l’entreprise du ‘papier’ vers le ‘dématérialisé’ en plusieurs étapes.
Dématérialisons les flux sortants
La dématérialisation des flux sortants est une opération qui nécessite l'étude de tout ce qui sort en même temps que de tout ce qui est dématérialisable à la fois techniquement et juridiquement.
Le gain potentiel va porter essentiellement sur :
- gain de temps (fini les queue à la photocopieuse, la mise en enveloppe, …) ;
- économie (plus de frais de poste, moins de consommable, …) ;
- moins de risque de pertes d’informations (tout ce qui sort est conservé en l’état) ;
- horodatage ;
- une meilleure tracabilité du document (on sait qui a envoyé le document. On connaît la date et l’heure d’envoi, le destinataire, …) ;
- facilité de renvoi du document en cas de perte par le destinataire.
L'objectif de cette opération est de viser le zéro défaut :
- facilité d’accès à l’information (une simple saisi suffit, oublié les boîtes d’archives et leurs étagères de rangement) ;
- confidentialité (M. Dupond ne peut accéder à n’importe quel dossier) ;
- sécurité du classement (le document archivé reste à sa place, on en consulte une copie qui a la même valeur légale).
C'est ainsi que l'on obtient une meilleure qualité du traitement administratif des différents documents sortants tout en minimisant au maximum le risque de perte d'information, on tend ainsi vers le zéro défaut.
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