Actu de la démat
Nous mettons ci-après à votre disposition un certain nombre d'informations du monde internet, du web, des opérateurs de services comme celui de la dématérialisation des échanges.
Dématérialisons ...
Une bonne approche de la dématérialisation permettra de bénéficier de réductions des coûts administratifs, mais pour que celle-ci soit à la fois efficace, source d’économies dans le temps, pérenne, elle doit faire l’objet d’une stratégie globale dans le temps.
Ainsi, il n’est pas nécessaire de tout dématérialiser d’un seul coup mais au contraire de prévoir et d’organiser dans le temps la migration de l’entreprise du ‘papier’ vers le ‘dématérialisé’ en plusieurs étapes.
Dématérialisons les flux entrants
Cette opération nécessite au moins l'étude de ce qui est dématérialisable.
Le gain potentiel va porter essentiellement sur :
- moins de pertes de temps (toutes les correspondances arrivent au même endroit) ;
- moins de risque de pertes d’informations (tout ce qui rentre est conservé en l’état) ;
- une meilleure vision et un meilleur contrôle de ce qui ‘rentre’ dans l’entreprise (on peut envisager de faire des statistiques sur le flux entrant).
Les gains mesurables portent essentiellement sur les points suivants :
- une meilleure distribution interne (oublié les corbeilles, …) ;
- moins de risque de pertes d’informations (on ne peut plus égarer une correspondance restée coincée dans un dossier) ;
- une meilleure traçabilité (oublié les éternels : mais je t’ai donné ce document hier …’) ;
- confidentialité car le document n’est accessible que par celui qui doit le traiter (on n'a plus et on ne peut plus 'fouiller’ un bureau pour trouver des informations) ;
- sauvegarde de toutes les informations (aucun document ne peut tomber ‘malencontreusement’ tomber à la poubelle).
On obtient ainsi une meilleure qualité du traitement administratif des différents documents entrants en minimisant au maximum le risque de perte d'information, on tend ainsi vers le zéro défaut.
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